Tips para organizar tu evento con ayuda de Internet

nada

Acabo de terminar con la organización de un evento importante en el que se apostó mucho por Internet y quiero compartir mis puntos de vista y consejos al respecto. Así que a continuación trataré de no perderme detalles de una experiencia muy enriquecedora.

Nada se tiene que dar por “resuelto” en la organización de un evento

¿Qué quiero decir con esto? Muchas veces nos podemos confiar en herramientas para organizar eventos, pero les aseguro que sin el componente humano no terminan de cerrar los detalles, por ende, a todo lo que pueda mostrarte en esta nota, siempre hay que tener un As bajo la manga y cuidado sobre todas las cosas.

¿Por qué vas a organizar un evento?

Esta pregunta me parece fundamental, y si bien puede tener una respuesta obvia, no siempre pensamos claramente y queremos organizar un evento sin que sea necesario. Por ejemplo, ¿te has propuesto llegar a tu público objetivo a través de un evento virtual o por streaming? Un evento presencial tiene costos mucho más significativos que uno virtual y esta es una buena pregunta para tener en cuenta antes de todo.

Teniendo esto claro, voy a dejarte mis consejos para organizar un evento con ayuda de Internet

Herramientas útiles para organizar un evento

Quiero que presten especial atención a este punto porque el éxito de la convocatoria reside en conocer el público objetivo al cual apuntan con el evento y cuál sería la mejor forma de llegar a él para hacerlo participar.

Herramientas online para organizar eventos existen muchísimas, pero el tema es analizar qué tan familiarizados pueden estar nuestros invitados con ellas y luego de eso resolver qué utilizar. Por ejemplo lo más rápido y común puede ser utilizar Facebook, ya que por razones obvias, todo el mundo posee una cuenta y no se nos escaparía nadie. Sin embargo, ya es algo tan común que puede pasar desapercibido y esa no es la idea.

¿Qué he utilizado yo para la organización del evento?

organizar un evento

Como se muestra en la imagen anterior, esas son las 3 etapas importantes que deberías tener en cuenta pensando desde el lado del marketing e Internet. En resumen:

Antes del evento: generar conversiones y reconocimiento

Definir a la audiencia, los objetivos a alcanzar, armar embudos de conversión, crear un sitio web propio, una url limpia acorde a un hashtag del evento, compartir esa web en redes sociales, organizar campañas de viralización, enviar gacetillas de prensa, utilizar el envío de emails profesionalmente para lograr más inscripciones, aumentar la base de datos sin convertirte en SPAM.

Durante el evento: activar a la audiencia y su alcance

Generar noticias en tiempo real, extender el alcance del evento con streaming en vivo, mejorar el feedback de los participantes, identificar a los líderes de opinión o influenciadores, obtener datos de los participanes, usar el hashtag del evento constantemente apoyándote en otro hashtag que se utilice a menudo en tu mercado.

Después del evento: retener a los participantes

Agradecer, aprovechar para hablar de futuros eventos, hacer reseñas en blogs, conocer cómo ha sido la experiencia, enviar fotos, videos, resúmenes, medir lo más que se pueda las acciones realizadas.

Parte por parte, lo más técnico del evento

Difusión y posicionamiento: 

  • Google SEO: nunca está de más pensar cualquier campaña de cara al SEO (posicionamiento en buscadores). La competencia se ha equivocado en este punto y eso nos facilitó muchas cosas.
  • Google AdWords: si estás lanzando un nuevo producto, seguramente tu público objetivo estará buscando información en Internet (Google) y eso deberías aprovechar sin pensarlo dos veces. Buscá la mejor keyword y captá la atención segmentando tus anuncios de la mejor forma posible. Google AdWords es el sistema de publicidad de la empresa y permite justamente eso, mostrar anuncios a las personas que están buscando tus productos o servicios.
  • Facebook: otra herramienta obligatoria es Facebook, ya que posee grandes funcionalidades para segmentar el público y llegar a las personas que te interesan para tu evento. Podrías aprovechar tu propia comunidad (si es que la tenés) o bien usar Facebook Ads para hacer re-marketing y captación convencional en la red social.
  • Medios de comunicación: encontarás en los medios de comunicación un espacio muy bueno para llegar a las personas segmentadas geográficamente.
  • Publicidad en vía pública: este tipo de publicidad es especial para apoyarse de campañas con códigos QR que faciliten el trabajo de vínculo con tus aplicaciones web o página del evento.

Captación:

  • Página web propia: Si tenés los recursos necesarios, este paso es fundamental, una web para canalizar todo el trabajo que estás haciendo alrededor del evento es lo mejor. ¿Por qué? Podés incrementar la información sobre el evento, hacer un seguimiento de tus invitados, leer estadísticas en tiempo real de lo que está sucediendo y agregar herramientas propias con total libertad.
  • Formularios de contacto e invitaciones: Este es otro obligatorio, ya que si tenés gente interesada en tu producto seguramente estarán buscando la forma de ponerse en contacto con vos más allá del evento. También, las invitaciones al evento se pueden gestionar tranquilamente con un formulario que integres en tiempo real con alguna plataforma de envíos de emails como MailChimp por ejemplo.
  • Email Marketing: Para mantener el interés se pueden hacer una serie de envíos de emails antes del evento, con información útil sobre el producto que lanzarás, dar avances de lo que se viene en el evento, entre muchas cosas más.

Invitaciones:

  • Para el envío de invitaciones he utilizado MailChimp, segmentando la lista de correos que obtuve con la campaña de captación según el interés y público objetivo que estábamos buscando. La opción de Automatización de la herramientas es sumamente útil para programar el envío de la invitación personalizada con sólo agregar el suscriptor a la lista. ¿Interesante verdad?

Seguimiento:

  • Google Analytics: Al tener un sitio web para el evento, Google Analytics te provee de datos muy interesantes sobre tu tráfico, por ejemplo en edades, sexo, ciudad y tiempo de permanencia. Todos datos que te ayudan a canalizar el público objetivo y llegar a él desde distintos puntos.
  • Hashtag: ¿Pensaban que me había olvidado del #hashtag? Esto debería ir en el primer paso, pero lo he querido mostrar como un indicador para el seguimiento de la campaña. Un hashtag te permite integrar distintas redes sociales como Facebook, Twitter e Instagram en una misma campaña, generando un streaming social muy interesante para utilizar en cualquier momento.
  • Actualizar en tiempo real: Usar un hashtag también te da la posibilidad de actualizar lo que sucede en tiempo real, es probable que mucha gente no haya podido asistir o simplemente te quedaste sin cupos y es necesario por el bien de tu imagen que la información le llegue en tiempo real. Podés organizar estos envíos con Hootsuite o cualquier otra herramienta que permita actualizar en tus redes sociales de forma masiva. Yo opté por utilizar un novedoso tablero que se actualiza automáticamente con las últimas publicaciones en redes sociales que contengan el #hashtag del evento. ¿Si querés más información sobre cómo lo he logrado, envíame un mensaje.
  • Bit.ly: Es una buena opción para medir los enlaces que publicamos y los códigos QR. Además de organizar todos los enlaces de la campaña del evento desde un mismo lugar para conocer todas sus métricas.

Documentar el evento para terminar

Es importante documentar todo el evento con fotos, videos e información relevante para compartir en los siguientes días. Muchos invitados estarán esperando ese material y además es muy útil para mostrarle al resto de interesados que no pudo asistir cómo estuvo el lanzamiento de tu producto.

Podés contar con Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest, YouTube, un blog en tu página web del evento, entre muchas otras opciones para publicar todo lo ocurrido y que la gente empiece a compartirlo con sus amigos.

Vuelvo al principio, para saber qué herramienta utilizar es importante que conozcas primero a tu público objetivo y desde ahí armes tu campaña. En mi ejemplo, la mejor forma que vi fue hacerlo todo por emails. Quizás a tu público le vaya mejor una aplicación como EventBrite o algo mucho más simple como Confirmame para reuniones entre amigos/conocidos.

¿Qué herramienta has utilizado o pensás utilizar?

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