Google Drive, la herramienta que suplanta a Microsoft Office

Para muchas personas, la utilización de Microsoft Office se termina convirtiendo en un verdadero dolor de cabeza con el correr del tiempo, sobre todo cuando la licencia se vence y para poder seguir usándolo hay que comprarlo. Sin embargo, eso ya no es un problema porque hay herramientas gratuitas con las mismas características y funcionalidades: una de ellas es Google Drive.

Claro, es que la mayoría de las personas no poseen la licencia oficial del producto que es paga y, una vez que se vence la licencia inicial que suele venir al comprar la computadora, utilizar Word, Excel o Powerpoint -por nombrar algunas- se hace una misión imposible. Claro, es que si bien deja abrir archivos preexistentes, si no tienes la licencia del producto activa, no deja modificarlos ni crear uno nuevo, sino que solamente puedes verlos.

Pero a no preocuparse porque hay una solución que es muy simple de llevar a cabo y de usar y que no todo el mundo conoce. ¿Cuál? Su nombre es Google Drive y es una herramienta que se encuentra de Gmail.

 

¿Cómo se llega a Google Drive?

Para poder tener acceso a esta práctica herramienta que soluciona muchísimos problemas, lo primero que hay que hacer es crear un mail de Gmail. Una vez creado un usuario y ya adentro de nuestro mail, lo que hay que hacer es ingresar al ícono que se encuentra en la parte superior derecha y que a la vista son 9 cuadraditos (si uno pasa el cursor por encima aparece la leyenda “Google Apps”). Cuando se hace click allí se despliegan una serie de herramientas, a lo cual hay que ir al triángulo amarillo, azul y verde que es “Drive”. Se cliquea allí y se abre una nueva pestaña llamada “Mi unidad-Google Drive”, la cual sirve para almacenar hasta 15GB de contenidos.

¿Qué funcionalidades tiene?

Una vez adentro de Google Drive, hay que cliquear en “nuevo” y se despliega una lista de acciones y posibilidades. ¿Qué se puede hacer allí? Ni más ni menos que todo lo que se realiza con el paquete de Microsof Office. Por ejemplo, si se hace click en “Documentos de Google” se abrirá un archivo de texto idéntico a Word. Si se pincha en “Hojas de cálculo de Google” se tendrá acceso a un archivo idéntico a Excel. Si, en cambio, se elige “Presentaciones de Google” se tendrá el símil a Powerpoint. Y, si se cliquea en “más” se abrirán nuevas opciones tales como, por ejemplo, “Formularios de Google”, que es para hacer encuestas y plantillas.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas?

  • La principal ventaja, claro está, es que es una herramienta gratuita que tiene exactamente las mismas funcionalidades que  Microsoft Office, el cual tiene una licencia paga.
  • Otra ventaja es que, mientras se va trabajando se va guardando el material automáticamente dentro de “Mi Unidad-Google Drive”.
  • Un punto positivo también es que tiene la opción de hacer “públicos” los documentos y compartirlos con otros usuarios de Gmail, de modo tal que esas personas que comparten el documento pueden verlo, editarlo y trabajar a la par (también se puede poner como privado y así solamente lo verá quien creó el archivo).
  • Otra gran ventaja es que todos los archivos pueden descargarse en cualquier formato para ser enviados a otros usuarios que, por ejemplo, posean Office. Así, por ejemplo un “Documento de Google” lo podemos descargar como “.docx” y así hacerlo automáticamente compatible con Word. Esto se realiza desde la barra de herramientas, haciendo click en “Archivo”, “descargar como” y eligiendo la opción deseada (también puede ser en texto sin formato o en PDF, por ejemplo).
  • La principal -y prácticamente única- desventaja es que para trabajar en estos archivos se necesita Internet, tanto para ingresar (ya que hay que entrar al mail de Gmail) como para trabajar dentro del archivo y para poder ir modificándolo.

 

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