¿Cómo trabajamos varias personas en un mismo documento en Google Drive?

Cuando Google se propuso ofrecer un juego de herramientas ofimáticas en la web muchos dudaron de la capacidad del gigante de las búsquedas en ofrecer un conjunto de apps que realmente valga la pena usar.

Aquellos que están acostumbrados a trabajar con entornos en la PC como Microsoft Office puede que reclamen la falta de más de una opción en la oferta de Google, pero para una parte importante de los usuarios, Google Docs es una solución fantástica.

Una de las cosas más útiles de la plataforma en línea, es que nos permite trabajar de forma colaborativa con muy poco esfuerzo, algo que antiguamente era sumamente complejo. ¿Cómo se hace? Eso vamos a descubrir hoy.

Lo primero que vamos a hacer es crear un nuevo documento dentro de Google Drive. Puede ser una hoja de cálculo, un archivo de texto o incluso una presentación de diapositivas. Las herramientas colaborativas están disponibles en cualquiera de los formatos soportados por la herramienta.

 

drive_creardoc

 

Una vez dentro de nuestro documento veremos que en la parte superior derecha hay un botón de COMPARTIR en color azul. Si lo presionamos podremos invitar a otros usuarios a participar en la colaboración de nuestro documento.

Dentro del cuadro de compartir, veremos un apartado de texto donde podremos tipear las direcciones de correo de destino. Google Drive nos ofrecerá automáticamente a cualquier contacto de nuestra cuenta de Gmail, aunque podemos ingresar manualmente otra dirección de correo que no hayamos agendado nunca.

 

docs_permisos

 

A la derecha de cada ingreso en el cuadro de permisos veremos un selector que nos permite elegir qué tanto acceso le damos a esa persona. Podemos elegir entre que pueda ver el documento, comentarlo o editarlo. El permiso de edición incluye también a los comentarios y la visualización.

Una vez que hayamos invitado a nuestro contacto (o contactos) a participar en el documento de Google Drive veremos que ambos podemos trabajar sobre el mismo en simultáneo, y realizar cambios o comentarios para las otras partes.

¿Cómo funcionan los comentarios? Es muy simple. En un documento de texto por ejemplo podemos seleccionar un párrafo o frase y un símbolo aparecerá en la parte derecha de la pantalla, permitiéndonos escribir para marcar un recordatorio o información relevante sobre esa parte.

 

docs_comentarios

 

Incluso podemos usar el arroba del teclado para mencionar a uno de nuestros contactos, de forma que puedan recibir una notificación y revisar la porción del documento que hayamos comentado.

 

TIP: Todos los documentos creados en Google Drive disponen de un cuadro de Historial de Cambios, donde la herramienta nos muestra que ediciones fueron realizadas en ese archivo y qué usuario las hizo. Para ver este apartado debemos ir al menú ARCHIVO > Ver historial de revisión.

 

Siempre debemos recordar que los documentos permanecerán compartidos hasta que le indiquemos a Google Drive lo contrario, por lo que es una buena idea volver a hacer clic en el botón COMPARTIR una vez que el proyecto esté finalizado, en caso que debamos remover a alguien de la lista.

 

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